《企业观察报》记者 于丽银
“以潍坊市区每天每平方米2元的租房标准算，我行租一个3000平方米的房子一年需要租金219万元，再加上改造、装修及购买档案保管的橱柜、消防、监控、电脑等设备和工具需要1000多万，以及每年还要配备至少5名档案管理与运输人员，设备、车辆和人员工资每年至少200万元。这还是只能满足3年的客户档案存放，3年后还要再找地方存放。”这是山东潍坊一位银行负责人给北京尚德智信科技有限公司董事长王文学算的账。
银行客户档案信息的管理依据《金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法》，明确要求金融机构应当保存的客户身份资料包括记载客户身份信息、资料以及反映金融机构开展客户身份识别工作情况的各种记录和资料。交易记录，自交易记账当年计起至少保存5年。同一介质上存有不同保存期限客户身份资料或者交易记录的，应当按最长期限保存。
一直以来，银行的客户档案以纸质形式保管居多。随着业务量的增加，纸质档案占用空间大、整理和保管难度大、保存不当、查找不便、隐私泄露等问题日益凸显。
不仅是在金融行业，在通讯、电力、自来水、航空、房地产等客户众多、客户信息量巨大的企业也都存在如何管理、存储、使用客户档案信息的问题。
“在物联网、移动通讯、云计算技术迅速发展的大背景下，智慧档案成为解决上述问题的有效途径。”王文学在接受《企业观察报》记者采访时表示。
如何智慧?
王文学告诉本报记者，“智慧档案”不同于传统档案管理，它的智慧体现在以云应用为主，包括档案系统技术依托云计算平台、海量存储依托云存储技术来进行档案的云管理。通过充分运用各类技术手段，对各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息。从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持，并将其应用于企业的决策、管理和服务。
档案的来源不再局限传统的纸质档案，电子邮件、网站、数据库文件等都纳入档案管理范畴。所有档案都采取数字化处理，纸质档案在接收时就被扫描变成电子档案，电子档案在生成之后就被捕获，并且在档案移交、归档、保存、利用、销毁等生命周期中都一直被监控、管理。
云平台是智慧档案的IT基础，云平台将服务器、应用软件、开发平台、存储设备等基础资源设施进行虚拟化技术封装，转化为档案管理系统灵活使用的平台服务。
对智慧档案而言，解决客户信息的海量存储数据带来的一系列问题，云计算不是唯一的途径，但是不可或缺的途径。一些档案信息具有安全保密等特殊的属性，决定了智慧档案必须拥有属于自己的、独立数据计算和存储能力。但是，海量数据处理的存储压力和已有及潜在用户的利用需求特点，又决定了智慧档案馆必须采用云计算和云存储技术。因此，智慧档案的数据运算和存储将采用“自有”和“云”双模模式。云存储打破了原来每个系统存储各自为阵的现状，建立统一的存储池供所有IT系统使用，根据各个IT系统的存储增长动态分配存储资源，具备弹性扩展、动态分配和资源共享等特点，能够使整个公司的存储资源利用率达到最大化。在云存储模式下，档案的归档及管理都只需直接实现权限转移，无需将存储迁移，高效快捷。
1000多万与100万
来源：企业观察报
智慧档案除了能提高企业管理档案的效率外，其经济性也十分可观。“企业使用智慧档案外包服务之后，花费只是现在的十分之一。”王文学又给记者算了笔账。尚德公司代理了上述提到的这家金融企业的档案管理，每年的费用不足100万元。1000多万元与100万的不等式比较，让这家金融企业看到了效益和成本降低的通路，于是很痛快地建立了档案外包服务的战略合作关系，从而为金融企业自身节省了1000多万元费用。因此，从成本管理的角度看，使用外包服务的经济性将远大于机关单位和企业费时费力自建档案库房。
专家观点
马光秋产业研究专家、副教授
档案管理的信息化是全球的重要发展方向。档案管理外包和专业化是全球的产业趋势。有数据显示，85%以上的世界500强企业采用了档案外包服务，目前我国企业实施档案外包的比例不到5%。而我国社会档案数量每年以不低于46%的速度增长，档案的存量需求与管理服务缺口巨大，档案管理外包业务在中国潜力巨大。
吴维海国家发改委国际合作中心金融研究所副所长、副研究员、博士
尚德公司持续推动的智慧档案将会对企业管理产生重大的观念影响。智慧档案的服务应该是全方位的、全生命周期的、全流程的，档案管理业务和应用技术应该是持续创新和动态发展的，它不但是政府、企业和个人的纸质档案扫描和存档，还包括地理信息识别与存储、特殊人群档案记录和查询，以及各类档案和记录的动态检测过程与档案数据挖掘、文化价值整理等内容。
熊静华夏金标国际投资咨询公司副总裁
智慧档案目前在我国是创新性、探索性的业务模式，处于快速发展阶段，该模式与传统模式的最大差别在于，在档案行业引入信息化、云计算，借助物联网和射频、条形码等技术手段，实现了专业化分工，便于档案的存储、查询和管理等，它会减轻政府和企业的管理压力，压缩成本。同时，客户可跨地域查询有关档案信息，提高了政府的服务效率，增强了企业盈利能力。
