| 来源： |
中国证券报 |
发布时间： |
2008年05月09日 09:04 |
作者： |
远弋 |
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□远弋
和做任何事情一样，企业决策也要有轻重缓急之分。这是管理者应当把握的问题。美国决策大师皮尔斯?卡特有一句名言：“决策的最佳时机并不仅仅是快速，而是适速。”
懂得轻重缓急的管理者，能将好的想法转化为有效的承诺，能将远见卓识转化成实际行动。轻重缓急的决策体现了管理层的远见和认真的程度，决定了企业的基本行为和战略。
确定先做的事对于任何人来说似乎并不困难，使人犯难的倒是决定“后做的事”，也就是决定什么不应该做。人们怎么强调也不过分的是，事情不可推迟，只可放弃。重拾先前不得不推迟的旧事，不管当时它看来是多么可取，几乎始终都是一个严重的错误。这当然也是人们之所以如此不愿意确定后做的原因所在。
当你知道什么工作可以由别人来做的时候，你就可以把它们分配出去，就不要再去费心地考虑它们。对于那些剩下来的、必须由你本人亲自处理的事情，你也得分出主次和先后。那么，该如何去处理这个问题呢？
现在你就把你急于要办的事情列出一个顺序表，然后按照主次顺序依次处理，在同一个序号下不要列出两项工作。在你列出工作顺序之后，你就全力以赴地去解决排在第一位的问题，一直要坚持到做完为止。然后再用同样的办法去处理第二号问题。不要担心这样做一天只能解决一两个问题，关键在于这样做可以逐渐解决你以往日积月累下来的许多问题。这样一来，你真正关心，真正着急的事情，马上就可以解决了。
简单点说，你要实行急事先办的原则，一次只办一件事。即使这样仍然不能解决问题，你也不要采取其他办法，一旦你使这个系统运转起来，你就要坚持到底。只有这样，你才能逐渐清理掉过去积压下来的一些问题。下面是一些在时间的使用上十分有效的技巧，供管理者参考：
做好时间消耗记录。要想科学地运用时间，首先必须善于检查自己的时间使用状况。办法是在做完每一件事的“当时”，立即记下所耗的时间，每天一小结，连续记两周或一个月，然后进行一次总结分析，看看自己的时间究竟用到了什么地方，并从中找出浪费时间的原因。据专家研究证明，凡是这样做的人，对于节省时间、提高效率收效甚大。如果能抓住大量容易溜掉的时间，就可以按时完成更多的工作。
当日事当日毕。检查时间消耗的目的是为了更好地利用时间。昨天已经过去，明天只是带有一定概率的可能，只有今天，才是我们可以采取行动的惟一时间。世界上所有的成就都是“今天”所创造的。所以，从现在做起，从今天做起，当日事当日毕，应该成为一切管理者的行动准则。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某项工作一旦开始，就要一鼓作气地完成它，完成一项，然后再做下一项，这样会使你加快速度，并不断享受到完成任务的喜悦。事实表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一个管理者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什么上午下午、今天明天，那就绝不会取得令人瞩目的成就。
善于从重复的工作中节约时间。对于管理者来说，有许多工作是周期性地重复出现的，如阅文、开会、会客等。这些反复性的工作占用了管理者大部分的时间。如果是有心人，在每一次循环中都能节约点滴时间，那么就会通过多次反复比别人多赢得大量时间。
凡事应做好准备。有无准备，做起事来效率大不一样。有准备，就会使工作一开始就进入“重负荷运转”状态，可以减少“空运转”的时间。因此，对每个时期的工作应有预见性，走上步，看下步，免得“现上轿现扎耳朵眼”，消极被动，贻误时间。对待每天的工作也要这样，如果头一天做好计划，当天又能提前一会上班，不仅能为下属和群众树立良好的榜样，还可以对当天的安排进行思考，使一天的工作处于主动状态。再如，管理者要在办公室里尽可能地多准备一些必需的手册、参考资料和各种工具书，以便在需要时随手拈来，减少时间上的浪费。
设法保持时间利用的连续性。根据心理学家的研究，当专心做一项工作或思考某一个问题时，最好能够一气呵成，不要间断，因为被中断的注意力通常需要很长时间才能恢复。有人曾在上班时间对25位管理者做过调查，发现大多数管理者几乎无法持续工作一个小时以上而不受干扰。所以，当需要集中精力、专心致志地思考重要问题或处理关键工作时，事先要估计到可能出现的干扰，预先安排出一段相对集中、不受干扰的时间，以保证其相对连续性。
养成快速准时的习惯。管理者要提高时间利用率，必须缩小时间计算单位。用“分”计算时间的人，比用“时”计算时间的人，效率要高得多。做每项工作都要给自己定出一个时间限度，何时起，何时止，能用半个小时完成的，绝不扯到一小时。开会和约见要准时，要养成开短会、说短话、写短文的良好习惯。同一位健谈的人讨论工作上的事时，最好能站着谈，迫使他开门见山，免得口若悬河，没完没了。
摸清自己一天中的最佳工作时间。人在一天中的精力就像大海的潮水一样，有高潮也有低潮。只是因每个人生理素质的不同，高低潮的时间有很大差异。有的人早晨精力最充沛，有的人晚上能动性最高。管理者要留心摸清自己的精力涨落规律，把一天中最重要的事情放在最佳的工作时间里办，而把一些较简单的事情放在其他时间处理。
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